CONTABILIDAD.
“La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en términos monetarios, las operaciones y los hechos que son cuando menos en parte, de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados.
También la definen como: “Una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados para que los gerentes y directores tomen decisiones en las futuras operaciones a seguir”.
Uno de los objetivos de la contabilidad es el de registrar las operaciones realizadas por los entes que las ocasionaron. La unidad básica donde se efectúan esos registros se denomina cuenta. Las cuentas constituyen la columna vertebral de la contabilidad y es de ellas de donde el contador obtiene la información que deberá suministrar a esos entes. Además representa la unidad básica de la contabilidad. Tiene como principal objetivo, controlar las operaciones realizadas por el titular de la misma. Es por ello que es necesario conocerla muy bien. Ejemplo:
Si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos “caja”.
Si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre tercero denominaremos la cuenta “Cuentas por cobrar”.
Las sillas, mesas, archivos, etc., se reflejaran en una cuenta denominada “Mobiliario”.
Lo que debemos a terceros mediante facturas lo mantendremos en una cuenta de pasivo denominada “Cuentas por pagar”.
Partes de que Consta una Cuenta:
Titular: Es el nombre de la cuenta; es lo que nos indica que estamos registrando en ella, es decir, donde hemos titulado compra, registraremos solo la mercancía comprada; donde hemos titulado ventas sola la mercancía vendida; donde titulamos banco solamente el movimiento de nuestras cuentas en los bancos, etc.
Debe: Es la parte izquierda de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta recibe. Cuando el cliente va a un negocio y le compra mercancía a crédito, este señor le dice: “cárgueme en cuenta”; cargar en la cuenta es anotar en el debe, también se dice debitar o adeudar.
Haber: Es la parte derecha de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta entrega; cuando el anterior cliente, aquel que le compró a crédito le paga, le dice “abóneme a mi cuenta”; abonar en la cuenta es abonar en el haber, también se puede acreditar.
Saldo: Es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Existen dos clases de saldos, saldo deudor y saldo acreedor.
Clasificación de las Cuentas:
Las cuentas se clasifican en primer lugar en dos grandes grupos:
Cuentas Reales:
Este grupo estará representado por los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital, ésta se denomina cuentas reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas reales tienen las características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa de un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero como lo es el “Balance general”.Balance General: También llamado “Estado de situación”. Es uno de los informes obligatorios que debe presentar cada empresa periódicamente a sus interesados: accionistas, clientes, proveedores o gobierno. Constituye uno de los documentos contables más importantes que debe elaborar la contabilidad en donde se presentan todas las cuentas que representan los bienes, derechos o propiedades de una empresa así como sus obligaciones o deudas, llamados contablemente: Activo,Pasivo y Capital.
Cuand
Sa
El Balance de Saldos está formado por una
relación de todas las cuentas que hemos abierto en el mayor general, el cual en
una fecha determinada nos indicará el saldo de cada una de las cuentas (reales
y nominales).
Realizaremos un pequeño ejemplo:
El señor Pérez comienza un periodo
económico – contable y desea saber con qué bienes y derechos (Activo), obligaciones y patrimonio (Pasivo) cuenta su empresa. En consecuencia le
proporcionaremos un balance general. Además de ello, durante dicho periodo, le
interesa conocer al final de cada mes, el movimiento de su empresa. Cuánto ha
vendido a crédito a sus clientes y la cantidad que le han abonado, cuánto
dinero ha entrado y salido por la cuenta de caja a cuánto ascienden los gastos
de administración, etc. Esta información se la podemos suministrar por medio
del balance de saldos.
Siguiendo con nuestro ejemplo al señor
Pérez, le interesa conocer, no sólo cuánto han comprado a crédito y pagado sus
clientes, sino también qué cantidad le deben en una fecha determinada, el
dinero que tiene en caja o en la cuenta de Bancos. El Balance de sumas le
mostrará el movimiento total de cada una de las cuentas, pero no, le mostrará
la información que ahora desea conocer.
Estos nuevos datos los podemos obtener de una
forma sencilla. Partiendo del balance de sumas, obtendremos el saldo de cada una de
las cuentas, es decir, diferencia entre la suma del debe y la suma del haber.
Si el saldo es deudor, en el Balance de Saldos, lo colocaremos en la columna
del debe y si es acreedor en la columna
del haber. El balance de saldos, nos informará sobre el saldo de cada una de
las cuentas que tenemos abiertas en el mayor general en una determinada fecha.
El balance de sumas y saldos no es
obligatorio, se preparan exclusivamente para efectos internos, suelen hacerse
mensualmente.
Ejemplo de Balance de Sumas Y Saldos
BALANCE DE SUMAS Y SALDOS AL 31-01-95
Nº
Folio
Mayor
|
CUENTAS
|
Balance de Sumas
|
Balance de Saldos
|
||
Sumas D
|
Sumas H
|
Saldos D
|
Saldos H
|
||
1
2
3
4
5
|
Caja
Cuentas por Cobrar
Gastos de Administración
Cuentas por Pagar
Intereses Cobrados
|
525.500
450.000
53.200
253.300
……
|
500.500
315.000
…….
373.600
15.000
|
25.000
135.000
53.200
……
……
|
……
……
……
120.300
15.000
|
Por medio del Balance de Sumas, el Señor
Pérez puede apreciar que:
a)
En Caja entró dinero por Bs. 525.500 y
salió por Bs. 500.500
b)
Los clientes compraron a crédito Bs.
450.000 y han pagado Bs. 315.000.
c)
Se realizaron gastos de administración por
Bs. 53.200
d)
Se ha pagado a los diferentes
acreedores Bs. 253.300 y le han otorgado
créditos por Bs. 373.600.
e)
Ha ganado intereses por Bs. 15.000
La Contabilidad además se encarga de suministrar cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ese propósito deberá realizar:
a) Registros en base a sistemas y procedimientos técnicos, adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
b) Clasificar las operaciones registradas como un medio para obtener los objetivos propuestos.
c) Interpretar los resúmenes con el fin de proporcionar información razonada.
De acuerdo con el fin principal de la contabilidad, la información suministrada deberá cumplir dos objetivos: Administrativos y Financieros.
Contabilidad Administrativa:
Ésta se planeará para proporcionar información a los usuarios internos con el objeto de suministrar y facilitar a la administración interna la planificación, toma de decisiones y el control de las operaciones.
Contabilidad Financiera:
Se planeará para proporcionar información a usuarios externos como podrían ser: accionistas actuales y potenciales, acreedores diversos, proveedores, empleados, organismos gubernamentales etc., de las operaciones realizadas por un ente, principalmente en el pasado y es por ello que también se le podría denominar contabilidad histórica.
